Dokumen Akademik Bukan Sekadar Formalitas: Saatnya Perguruan Tinggi Berbenah dari Dalam

Ada sebuah ironi yang kerap tersembunyi di balik wajah formal perguruan tinggi Indonesia: dokumen akademik diurus serius hanya ketika auditor datang. Begitu tim akreditasi pulang, tumpukan berkas itu kembali terbengkalai. Kondisi inilah yang saya temukan secara langsung selama enam puluh hari kerja magang di Program Studi Doktor Ilmu Administrasi Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dan saya yakin ini bukan cerita satu kampus saja.

Rencana Pembelajaran Semester (RPS), Rencana Strategis (Renstra), hingga Rencana Operasional (Renop) memang tersedia, namun kelengkapannya tidak merata. Yang lebih mengkhawatirkan, data antara satu unit dengan unit lain sering tidak sinkron. Portofolio mata kuliah yang seharusnya memuat bukti nyata proses belajar-mengajar, mulai dari tugas mahasiswa hingga instrumen evaluasi, nyatanya hanya berisi RPS kosong tanpa jejak pelaksanaan apa pun. Data kehadiran perkuliahan pun terbengkalai.

Ini bukan sekadar soal kerapian arsip. Dokumen akademik adalah cermin dari keseriusan sebuah institusi menjalankan misi pendidikannya. RPS yang lengkap bukan hanya kebutuhan auditor, mahasiswa pun berhak tahu ke mana proses belajar mereka akan bermuara. Renstra yang komprehensif bukan sekadar syarat administrasi, melainkan kompas yang menentukan arah pengembangan institusi selama bertahun-tahun. Ketika dokumen-dokumen ini tidak lengkap, tidak akurat, atau tidak mudah diakses, yang sesungguhnya dikorbankan bukan nilai akreditasi melainkan kualitas pendidikan itu sendiri.

Jika ditimbang dengan prinsip tata kelola perguruan tinggi yang baik yang mencakup transparansi, akuntabilitas, partisipasi aktif, serta efektivitas dan efisiensi kelembagaan maka kondisi yang saya temukan jelas menunjukkan ada yang belum beres. Transparansi terganggu ketika dokumen tersebar di berbagai unit tanpa sistem terpadu. Akuntabilitas melemah saat data antar unit saling bertentangan. Yang paling mengkhawatirkan: keterlibatan civitas akademika dalam pengelolaan dokumen selama ini hanya muncul menjelang audit, lalu menghilang setelahnya. Budaya administratif yang sehat belum tumbuh — yang ada hanya respons terhadap tekanan eksternal.

Data nasional pun berbicara senada. Laporan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) menunjukkan bahwa kelemahan dokumentasi masih menjadi salah satu alasan utama program studi gagal mempertahankan atau meningkatkan peringkat akreditasinya. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang semestinya berjalan dalam siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan secara konsisten, dalam praktiknya sering tersandung di tahap pelaksanaan dan evaluasi. Komitmen kelembagaan ada di atas kertas, tetapi infrastrukturnya belum memadai.

Lantas, apa yang perlu berubah? Setidaknya ada tiga langkah mendesak. Pertama, perguruan tinggi perlu segera membangun sistem pengelolaan dokumen akademik yang terintegrasi secara digital bukan sekadar folder Google Drive yang berantakan. Setiap dokumen harus mudah ditelusuri, dapat diperbarui secara real time, dan bisa diakses oleh pihak yang berwenang tanpa harus menunggu permintaan resmi. Kedua, audit dokumen akademik perlu dijadwalkan secara rutin minimal sekali per semester sehingga ketidaklengkapan dapat ditangani jauh sebelum momen akreditasi tiba. Ketiga, pelatihan bagi tenaga kependidikan mengenai standar penyusunan dokumen akademik harus menjadi agenda tetap, bukan sekadar kegiatan insidental yang dilakukan setahun sekali.

Pengalaman menyusun dokumen-dokumen tersebut secara langsung selama magang mengajarkan saya satu hal yang sederhana namun sering dilupakan: administrasi yang dilakukan dengan sungguh-sungguh adalah bentuk tanggung jawab moral kepada mahasiswa, kepada publik, dan kepada masa depan pendidikan tinggi itu sendiri. Perguruan tinggi yang benar-benar berkomitmen pada mutu tidak menunggu tekanan akreditasi untuk berbenah. Mereka berbenah karena memang itu yang seharusnya dilakukan. Sudah saatnya kita berhenti berpura-pura rapi hanya saat ada tamu.

Oleh: Syakira Mumtaz Sholehah

Mahasiswa Program Studi Administrasi Negara, Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya